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Hinweise
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SMART BauAkte führt durch den Kernprozess.
Heute
Prioritäten
Eingang
Prüfqueue
Finanzen
Rechnungen
Aktive Bauakte
Mehrfamilienhaus Lindenweg
Kunde
Müller Bau GmbH
Adresse
Lindenweg 18, 70563 Stuttgart
Verantwortlich
Anna Schneider
Dokumentation
82%
Abnahmeunterlagen
61%
Inbox
Neue Dokumente
Heute wichtig
Fristen und Aufgaben
KI-Prüfung
Analyse Ergebnis
KI-Vorschlag
Rechnung erkannt
Projekt: Mehrfamilienhaus Lindenweg · Zahlungsziel: 06.06.2026 · Betrag: 8.430,20 EUR
Quelle: RE-2026-184_Material-Elektro.pdf · Seite 1
Projektakte
Mehrfamilienhaus Lindenweg
Workflow
Statusverteilung
Offene Punkte
Aufgaben
Termine
Kommende Fristen
Aktivität
Letzte Bewegungen
Dokument
Typ
Status
Frist
Nächste Aktion
Dokumenten Eingang
Prüfen und zuordnen
Dokumente hier ablegen oder auswählen
Sammelupload mit KI-Vorschlag für Bauakte, Kategorie, Frist und nächste Aufgabe.
Extraktion
Erkannte Felder
Eingangsprüfung
Eingangscenter
Zahlungslauf
Rechnungen prüfen, freigeben und exportieren
Automatisierung
Buchungsregeln
Rechnung
Bauakte
Betrag
Fälligkeit
Status
Aktion
Verantwortung
Meine Aufgaben
Fristen Cockpit
Fälligkeiten und Wiedervorlagen
Welche Unterlagen fehlen für die Abnahme Lindenweg?
Es fehlen 3 Punkte: unterschriebenes Abnahmeprotokoll Bauteil B, Fotodokumentation Treppenhaus und Prüfnachweis Elektro. Quellen: Abnahmeprotokoll Seite 2, Mangelbericht vom 21.05.2026.
Professionelle Leitplanken
Kontrolle statt Blackbox
Produktions-Onboarding
Einrichtung für neue Betriebe
Mandant
Firma, Lizenz und Datenraum
Rollenverwaltung
Benutzer und Rechte
Sicherheitsrichtlinien
Rollenmatrix
Betrieb
Sicherung, OCR und Audit
OCR-Warteschlange
E-Mail-Eingang
E-Mail-Ausgang
Versandprotokoll
E-Mail-Vorlagen
Eskalationen
Produktionsspeicher
Systemcheck Verkaufsversion
Sicherheit und DSGVO
Audit
Dokumentversionen
Geschütztes Archiv
Hilfe
Komplette Bedienungsanleitung
Schnellstart für den Büroalltag
- Bauakte anlegen oder auswählen.Öffnen Sie „Bauakten“, wählen Sie ein Projekt oder legen Sie eine neue Baustelle mit Kunde und Adresse an.
- Dokument prüfen.Über „Dokument prüfen“ laden Sie Rechnungen, Lieferscheine, Mängelanzeigen, Verträge oder Fotos in die Akte.
- KI-Vorschlag kontrollieren.Die Anwendung erkennt Dokumenttyp, Projektbezug, Betrag, Frist und mögliche Risiken. Übernehmen Sie den Vorschlag erst nach Prüfung.
- Frist setzen.Bei Zahlungszielen, Gewährleistung, Abnahme, Nachtrag oder Mängelbearbeitung tragen Sie eine Wiedervorlage ein.
- KI gezielt fragen.Im KI-Assistenten fragen Sie nach offenen Risiken, fehlenden Unterlagen oder Zusammenfassungen mit Quellenhinweis.
- Export und Sicherung nutzen.Für Steuerberater, Bauleitung oder Geschäftsführung exportieren Sie Daten und erstellen regelmäßig Backups.
Module der Anwendung
ÜbersichtZeigt Kennzahlen, aktive Bauakte, neue Dokumente, heutige Fristen und den wichtigsten KI-Vorschlag.
BauaktenVerwaltet Projekte, Kunden, Adressen, Dokumentlisten, Vorschau, Status, Archiv und Export je Baustelle.
DokumenteBündelt Uploads, OCR-Analyse, Dokumentstatus, Versionen, Freigaben und die Zuordnung zur passenden Bauakte.
FristenÜberwacht Zahlungsziele, Mängel, Nachträge, Abnahmen und Wiedervorlagen. Kritische Termine werden hervorgehoben.
KI-AssistentBeantwortet Fragen zu Akten und Dokumenten. Professionell wird er, wenn jede Antwort nachvollziehbare Quellen und Grenzen nennt.
AdminEnthält Mandant, Benutzer, Rollen, E-Mail-Ausgang, Speicherstatus, Backups, Audit-Protokoll, Archiv und Dokumentversionen.
Rollen und Rechte
GeschäftsführungSieht alle Bereiche, verwaltet Mandant, Benutzer, Lizenz, Sicherung und Auswertungen.
BüroBearbeitet Dokumente, Rechnungen, Fristen, E-Mail-Ausgang und Projektunterlagen im Tagesgeschäft.
BauleitungGreift auf relevante Bauakten, Mängel, Fotos, Nachträge, Abnahmen und Wiedervorlagen zu.
SteuerberaterErhält gezielten Zugriff auf Rechnungen, Buchhaltungsexporte und steuerrelevante Unterlagen.
Sicherheit und professionelle Nutzung
Passwort ändernNutzen Sie die Kopfzeile, um das eigene Passwort regelmäßig zu ändern.
Alle Geräte abmeldenNach Geräteverlust oder Mitarbeiterwechsel sollten aktive Sitzungen beendet werden.
Zwei-Faktor-AnmeldungFür eine Verkaufsversion sollte die Zwei-Faktor-Anmeldung je Benutzer aktivierbar sein.
Audit-ProtokollWichtige Aktionen wie Upload, Statusänderung, Export, Archivierung und Benutzerverwaltung werden nachvollziehbar protokolliert.
Daten, Speicher und Backups
Lokale VersionDiese Entwicklungsfassung speichert Stammdaten in der lokalen Datenbank „bauakte.db“ und Dokumentdateien im Upload-Verzeichnis des Projekts.
VerkaufsversionFür Kundenbetrieb empfiehlt sich ein Server mit PostgreSQL, verschlüsseltem Datei- oder Objektspeicher, täglicher Sicherung und sauberer Mandantentrennung.
BackupBackups sichern Datenbank, Dokumente, Versionen und Protokolle. Sie sollten automatisiert und regelmäßig wiederherstellbar getestet werden.
E-Mail-AusgangDer Ausgang sammelt vorbereitete Nachrichten, damit Erinnerungen und Versandvorgänge prüfbar bleiben, bevor sie tatsächlich gesendet werden.
Häufige Fragen
Wo werden die Daten gespeichert?
In dieser lokalen App im Projektordner: strukturierte Daten in der SQLite-Datenbank, Dateien im Upload-Verzeichnis und Sicherungen im Backup-Bereich. Für Kunden sollte die Speicherung serverseitig, verschlüsselt und mandantengetrennt erfolgen.
Was passiert beim Dokument-Upload?
Das Dokument wird gespeichert, einer Bauakte zugeordnet und für OCR sowie KI-Analyse vorbereitet. Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag und sollte fachlich geprüft werden.
Was bedeutet E-Mail-Ausgang?
Der E-Mail-Ausgang ist eine prüfbare Warteschlange für Erinnerungen und Versandvorgänge. So wird nichts unkontrolliert verschickt.
Reicht diese App schon für eine Verkaufsversion?
Sie ist ein starker Prototyp mit vielen Profi-Funktionen. Für den Verkauf fehlen je nach Zielkunde noch Hosting, Vertrags- und Datenschutzpaket, Mandantenbetrieb, automatisierte Backups, Monitoring, Supportprozess und belastbare Tests.